全体ミーティング委員会：KPTを重ね、毎月の場をより良くする
みなさんこんにちは。
インターサーブには、会社の理念に基づき、社内の重要なテーマや課題に部署を越えて取り組む「委員会」という活動があります。
若手メンバーを中心に、年次や経験に関係なく、一人ひとりが主体となって会社づくりに関わっています。
今回は、全体ミーティング委員会についてご紹介します。
全体ミーティング委員会とは
全体ミーティングとは、毎月開催する、全社員が集まって会社や各プロジェクトの状況を共有する場です。
実際の全体ミーティングの様子はこちらの記事もご覧ください。
全体ミーティング委員会は、その企画から当日の進行までを担当しています。
現在は入社1年目の社員を中心に、先輩社員も加わって活動しています。
私たちの活動は、前回の全体ミーティングに寄せられた意見を振り返り、次回のアジェンダを考えるところから始まります。
その後、各部署へ報告を依頼し、役員と内容をすり合わせながら、資料や進行方法を整えていきます。
本番前にはリハーサルも行います。
こうして毎月、企画から当日の進行まで、およそ1か月をかけて全体ミーティングをつくっています。
会社全体を知り、次の行動を考える
インターサーブでは複数のプロジェクトが同時に進んでいるため、普段の業務だけでは、自分が直接関わっていない仕事について知る機会が限られています。
全体ミーティングは、そうした会社全体の動きを知るための場です。
ただし、私たちが目指しているのは、発表を聞いて情報を持ち帰るだけの場ではありません。
まず、会社や各プロジェクトの状況を知る。そのうえで、
「自分たちの仕事と、どのようにつながるだろう」
「自分にも協力できることがあるだろうか」
と、一人ひとりが次の行動を考えられる場にしたいと思っています。
会社で起きていることを知ることが、部署を越えた会話や協力のきっかけになる。
全体ミーティング委員会は、そんな場を目指して毎月の内容を考えています。
毎月のKPTが、次の全体ミーティングをつくる
全体ミーティングが終わると、私たちはまずKPTを使って振り返ります。
KPTとは、Keep（続けたいこと）、Problem（改善したいこと）、Try（次に試したいこと）の3つの視点から活動を振り返る方法です。
全社員から寄せられたKPTと、委員会メンバー自身の振り返りを確認し、次回も続けたいことや改善すべき点を整理します。
そこから次回のアジェンダを考え、役員とのすり合わせ、各部署への報告依頼、資料作成、リハーサルへと進みます。
そして次の全体ミーティングが終われば、またKPTへ。
こうして毎月、社員から寄せられた声を次の全体ミーティングにつなげています。
毎回すべてがうまくいくわけではありません。
実際の反応を見ながら次に試すことを考え、改善を重ねることが、全体ミーティング委員会の活動の中心です。
参加しやすい場にするための工夫も、KPTやメンバーの提案から生まれています。
これまでには、発表中に質問や感想をリアルタイムで投稿できるツールを取り入れたり、資料や進行にテレビ番組のような演出を加えたりしてきました。
以前から出ていた「BGMを取り入れたい」というアイデアも、音響の知識を持つメンバーが加わったことで実現しました。
工夫そのものを目的にするのではなく、社員が参加しやすくなり、意見や会話が生まれるかを確かめながら、一つずつ改善しています。
改善を重ね、行動につながる場へ
全体ミーティング委員会では、入社1年目の社員も企画・運営する側として、会社全体が集まる場づくりに関わっています。
KPTで振り返り、次に試し、また振り返る。
毎月行っていることは地道ですが、こうした改善の積み重ねを、私たちは大切にしています。
これからも社員の声を受け止めながら、会社の状況を知るだけでなく、一人ひとりが「自分に何ができるだろう」と考え、次の行動につなげられる全体ミーティングをつくっていきます。